如果你存放文档的位置不统一，有时在文件夹里面，有时在桌面，那就非常混乱，查找的时候往往要花大量时间。一旦统一起来，即使全部放在桌面，也没事，因为只需要在桌面找就可以了——就是比较难看。

　　我采取的方式是这样：

　　在坚果云下，按照不同项目建立文件夹；

　　每一个项目文件夹里面，又分为管理文件和执行文件；

　　执行文件再进一步按照阶段1、阶段2、阶段3划分；

　　每一个阶段点进去，又按照会议记录、周报、资料等类型划分；

　　任何时候，都不会把文档丢到桌面上，而是多点几下鼠标，为其找到准确的位置。

　　多花这几秒钟，很多时候，也许就能节省几小时的时间耗费。

　　5. 做 Checklist

　　在工作中，犯错并不可怕，可怕的是一直犯同样的错误，反复多次仍然会在同一个地方出错。

　　这个问题最好的解决方式，就是做好 Checklist。

　　在笔记软件里面，为每一项任务写好 Checklist，执行时，把它调出来，一项一项对照，看自己有没有任何一项疏漏了。

　　这个 Checklist 可以常常优化。自己犯过的错误，上级的指示，或者从各种渠道获得的信息，都可以写上去。

　　比如，跟供应商对接时，物料的尺寸、要求、细节，需要满足几道工序，验收的规格和方式是什么，现场需要具备什么条件，需要哪些人的签名，诸如此类。

　　这就是一个Checklist。

　　这些都需要按照Checklist一条条予以确认。尤其是没有明文规定但是会对结果产生影响的因素，都要写在Checklist里面，跟对方确认。

　　理论上来说，只要Checklist做得足够严密，执行时严格确认每一条，任务的完成就不会出问题。

　　如果能将这些Checklist内化，无需对照也能逐条执行，乃至能用来指导新人、或是发现工作中不合理的地方，那可以说，你在这些领域，就已经具备了专业水平。